VOSZ Termelékenységi Receptek #08 – Proaktív és automatizált kintlévőség-kezelés

Hiába nyereséges egy vállalkozás papíron, ha a késve fizető ügyfelek miatt a bankszámlán nincs elég pénz a működéshez.

A proaktív és részben automatizált kintlévőség-kezelés segít következetesen, időben és professzionálisan emlékeztetni a partnereket, így javítja a likviditást és csökkenti a kellemetlen pénzügyi helyzeteket.

Azon 5-50 fős B2B szolgáltató, kereskedő vagy kivitelező mikró- és kisvállalkozásoknak, akik halasztott fizetéssel, banki átutalással dolgoznak. A tipikus probléma a likviditási feszültség: a cég papíron nyereséges, de a bankszámla üres, mert az ügyfelek fizetési hajlandósága romlik, a behajtás pedig ad-hoc, szégyenlős és halogatott telefonálásokban merül ki.

A passzív „várakozást” és a rendszertelen, érzelmi alapú telefonálgatást egy szigorúan szabályozott, többcsatornás (e-mail, SMS, telefon) és részben automatizált eszkalációs protokollra kell cserélni. A koncepció lényege, hogy a fizetési határidő közeledtét és túllépését egy előre megírt, fokozatosan szigorodó kommunikációs sorozat kíséri, minimalizálva az emberi mérlegelést. A folyamat leveszi a személyes konfrontáció terhét a munkatársakról, és professzionális, határozott fellépést mutat a késlekedő partner felé.

A folyamat lépésről lépésre: 

A pénzügyi befektetés nulla forint, hiszen a modern felhőalapú számlázóprogramok (mint például a Billingo vagy a Számlázz.hu ingyenes verziói) már mind rendelkeznek beépített, automatikusan időzíthető fizetési felszólító funkciókkal, a telefonos feladatok státuszának követésére pedig tökéletes a Trello alapcsomagja. A protokoll és a kommunikációs sablonok egyszeri megírása 3-5 vezetői munkaórát vesz igénybe. A megtérülési idő extrém gyors: a felszabaduló forgótőke és az elkerült leírások már az első hónapban megteremtik a likviditási bőséget.

Vállalati gazdaságtani szempontból a tőke forgási sebességének (Cash Conversion Cycle) felgyorsítása radikálisan csökkenti a külső finanszírozási igényt és a kamatköltségeket. Pszichológiailag a következetes, gépi pontosságú figyelmeztetések azt üzenik a piacnak, hogy a cégnél rend van, így a „rugalmasan” fizető vevők is a mi számlánkat fogják elsőként kiegyenlíteni, elkerülve a kényelmetlenségeket.

Lépj be a számlázóprogramodba, és listázd ki az összes lejárt, kifizetetlen számlát napok szerinti csökkenő sorrendben. Írj egyetlen, letisztult e-mail sablont (határozott, de udvarias hangvételben), és azonnal küldd el a listád első 5, legrosszabbul fizető partnerének!

• Kintlévőségek átlagos beszedési ideje (DSO – Days Sales Outstanding): Megmutatja, hogy átlagosan hány nap alatt folyik be a kiszámlázott árbevétel. Mutató = (Átlagos vevőállomány / Adott időszak árbevétele) * Időszak napjainak száma.
• Lejárt kintlévőségek aránya: A kintlévőség-állomány „egészségét” és kockázatát méri. Mutató = Határidőn túl lévő nyitott számlák értéke / Összes nyitott vevőkövetelés értéke.
• Behajtási sikerességi ráta: Méri a belső automatizált folyamat hatékonyságát a jogi út előtt. Mutató = Belső felszólításra kiegyenlített lejárt számlák száma / Összes késedelembe esett számla száma.

• A VIP-ügyfelekkel való kivételezés: A leggyakoribb vezetői csapda, amikor a „legnagyobb vevőnek” elnézzük a több hónapos késedelmet a jó kapcsolat jegyében. Épp a legnagyobb volumenű vevők azok, akik a leggyorsabban likviditási válságba sodorhatják a céget egy bedőlés esetén; a fizetési fegyelemnek rájuk is szigorúan vonatkoznia kell.
• Az „üres fenyegetés” rögzülése: Ha a felszólításokban fenyegetsz a késedelmi kamat kiszámlázásával és a szállítások leállításával, de ezt a valóságban sosem léped meg, a vevők gyorsan kiismerik a rendszert, és a cég elveszíti a tekintélyét.

A kérdéseket, észrevételeket, javaslatokat a vosztanszek@gtk.uni-pannon.hu e-mail címre várjuk.